Bei der Schmidt GmbH beginnt der Einkaufsprozess mit einer präzisen Bedarfsermittlung durch das Funktionsmodul “Einkauf”. Sobald der Bestand an Stahlblechen für die Produktion von Maschinenteilen unter einen kritischen Wert sinkt, erhalten die Mitarbeiter automatische Benachrichtigungen über den bevorstehenden Materialengpass. Das System generiert dann automatisierte Bestellvorschläge, die den Meldebestand berücksichtigen. So wird beispielsweise für die Herstellung von Hydraulikkomponenten sichergestellt, dass die benötigten Rohstoffe rechtzeitig nachbestellt werden.

Die Einkaufsabteilung erstellt auf Basis der Bedarfsermittlung Sammelanfragen und vergleicht Angebote verschiedener Lieferanten. Zum Beispiel werden Angebote für die Lieferung von Aluminiumprofilen auf Preis, Lieferzeit und Qualität geprüft. Das Funktionsmodul “Einkauf” ermöglicht es, die Angebote direkt im System zu bewerten und das beste Angebot per Klick auszuwählen und zu bestellen. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und spart Zeit, sodass der Einkauf effizienter durchgeführt werden kann.

Sobald die Bestellung, etwa für eine Charge von Kupferdrähten, beim Hauptlieferanten platziert ist, überwacht das System die Liefertermine. Ein integriertes Ampelsystem zeigt den besten Zeitpunkt für die nächste Bestellung an und visualisiert den aktuellen Status im Beschaffungszyklus. So stellt die Schmidt GmbH sicher, dass benötigte Materialien immer rechtzeitig zur Verfügung stehen, auch wenn es zu unerwarteten Änderungen in den Produktionsaufträgen kommt, beispielsweise bei einer plötzlichen Großbestellung.

Nach der Lieferung wird die Bestellhistorie im System aktualisiert. So kann die Einkaufsabteilung der Schmidt GmbH jederzeit nachverfolgen, welche Lieferanten in der Vergangenheit pünktlich und kostengünstig geliefert haben. Eine detaillierte Nachkalkulation der Beschaffungskosten, beispielsweise für Elektronikbauteile, bietet wertvolle Einblicke in die Kostenstruktur. Diese Informationen helfen, zukünftige Bestellungen noch effizienter zu planen und potenzielle Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.